Adm de condomínios

Gestão Financeira: Exercemos rígido controle financeiro, desde a elaboração da Previsão Orçamentária, apresentada no primeiro mês de nossos trabalhos, para doze meses futuros, acompanhamento diário de saldos bancários, conciliação da movimentação bancária, fluxo de caixa detalhado demonstrando saldo a cada movimentação a débito ou crédito que permite tranquilidade e segurança sobre as disponibilidades financeiras. Em nossas provisões, contemplamos todos os passivos, inclusive com provisão para indenizações trabalhistas (multa de FGTS, aviso prévio, etc.), obrigações trabalhistas, fiscais, periódicas, aumentos de contratos e de concessionárias.

Emissão e Distribuição de Boletos: Os Boletos referentes às quotas ordinárias e extraordinárias são processados, emitidos e entregues antecipadamente ao vencimento com total eficácia. Além disto, em seu corpo mandamos o último demonstrativo de receitas e despesas, separadas por grupos de contas, para que todos os condôminos estejam inteirados da situação real do condomínio.

Gestão de Inadimplência: Acompanhamos de forma rígida todas as cotas condominiais em aberto, sempre buscando a melhor maneira de resolver o sério problema de inadimplência que hoje aflige diversos segmentos da sociedade e da economia. O processo de cobrança é discutido com o sindico, para que cada Condomínio tenha o método que melhor atenda suas peculiaridades.

Conta Corrente Individual: Toda movimentação financeira é feita através de conta corrente em nome do Condomínio, possibilitando a visualização real da posição financeira, melhor controle dos recebimentos e saldos, pagamentos e aplicações. Nossa empresa não trabalha com conta coletiva (pool) só utilizamos contas individuais, para que o dinheiro de um Condomínio não seja utilizado para financiar outro.

Contas a Pagar: Através de nosso pessoal especializado efetuamos todos os pagamentos relacionados às atividades e obrigações do condomínio, em seus respectivos vencimentos. Controlamos e conferimos sistematicamente as parcelas de serviços, manutenções, notas fiscais, impostos e saldos. Seguimos as principais despesas periodicamente, para alertar no caso de desvios significativos.

Prestação de Contas: Todo mês fazemos o fechamento contábil e elaboramos uma pasta com todos os documentos provenientes ao período vigente de forma fácil e clara, para que não gere nenhum tipo de desconfiança quanto a integridade e a qualidade do demonstrativo. A pasta será enviada até o 15º dia útil do mês subsequente, contendo balancete demonstrativo completo, relação detalhada de despesas reais do mês e de despesas estimadas para o mês (que constam do orçamento), indicando as diferenças em valor e os desvios em porcentual, relatórios de recebimentos e conta corrente, relação de inadimplentes, extratos bancários, documentos pagos, cópias de cheques, tudo devidamente conciliado e conferido. Ao entregar a pasta de prestação de contas nos dispomos a nos reunir com o Síndico e Conselho para explicar e esclarecer sobre a documentação e os demonstrativos apresentados.

Digitalização: Mensalmente as pastas de prestação de contas são digitalizadas, e o arquivo enviado ao Condomínio através de um CD. As digitalizações também são disponibilizadas pelo Site da Convivium para todos os condôminos.

Internet: Disponibilizamos para Síndicos, Conselheiros e condôminos, informações do condomínio atualizadas em tempo real, através de nosso site: www.conviviumbr.com.br a fim de agilizar os processos e possibilitar o melhor atendimento a todos, inclusive 2ª via de boletos do condomínio.

App: Além do acesso ao Site, os Condôminos podem baixar o aplicativo da Convivium, disponível para IOS e ANDROID. Nele é possível acessar as mesmas informações do portal, de forma mais rápida e fácil.

Gestão de Pessoal: Recrutamento e seleção atendendo as solicitações do Condomínio, assistência e execução de todo o processo de admissão, acompanhamento de evolução de horas extras, processamento geral de folha de pagamento (apontamento, controle, encargos, etc.), programação e acompanhamento de férias, fornecimento de vale transporte e cesta básica, cálculos gerais, elaboração e envio de escala de folgas, folhas e cartão de ponto, execução em todo o processo de quitação de funcionários e toda assistência através de funcionários especializados em recursos humanos.

Pessoal Terceirizado: Em caso de funcionários terceirizados, fazemos todo o controle de encargos das empresas terceirizadas para evitar um possível ônus ao Condomínio e somente pagamos as faturas mediante apresentação das guias de recolhimento de encargos, devidamente pagas. Levantamos o histórico da empresa para verificar a integridade da mesma e periodicamente, exigimos certidões negativas do INSS e FGTS da empresa prestadora de serviços. Teremos controles rígidos mensais de seus reais e efetivos recolhimentos de FGTS, INSS, demais encargos sociais e do imposto de renda retido na fonte, se este houver, de cada um de seus funcionários dedicados ao Condomínio.

Assessoria às Contratações: Damos suporte às decisões de compras e contratações de serviços de terceiros (ex. seguro obrigatório, manutenção: elevadores, geradores, portões, interfone, câmeras, bombas, etc.) examinando orçamentos, analisando contratos, propondo aperfeiçoamentos, comparando com concorrentes e acompanhamento de cronogramas físico/financeiro.

Gerenciamento: Seu Condomínio será administrado por um profissional apto, sempre sob os olhos da Diretoria composta pelos Sócios fundadores da empresa, garantindo assim, a mais alta qualidade nos serviços prestados. Nos dispomos a visitar o Condomínio para discutirmos todo o tipo de problema, estabelecendo prioridades de serviços e cobrando o seu cumprimento. Nestas visitas são verificadas: limpeza, condições de segurança, apresentação pessoal dos funcionários, maneira de atender a portaria, conhecimento e prática do manual de segurança e do regulamento interno, revisão do programa de trabalho diário e das prioridades, e avaliação dos colaboradores, ou seja, todos os fatores de interesse do Condomínio.

Assembleias: Na assembleia ordinária e nas assembleias extraordinárias, daremos total assistência, desde a emissão do edital de convocação, acompanhamento no ato, redação, registro e envio de atas.

Gestão Logística: Toda a remessa de correspondência será levada e retirada por um de nossos mensageiros em dias pré-determinados. O transporte de documentos entre o Condomínio e a administradora é feito através de malotes lacrados garantindo assim a integridade de tudo que transita com nossos portadores.

Assessoria Jurídica: Através de advogados com mais de 20 anos de experiência em direito condominial, oferecemos assessoria jurídica especializada em cobrança de condôminos em atraso, reclamações trabalhistas (pessoal próprio e pessoal terceirizado) e consultas em geral. Também auxiliamos na elaboração e alteração de Regulamento Interno, Convenção, Manuais e Regimentos, todos adequados às legislações vigentes.

Gestão de Impostos: Serviço especializado de contabilidade na área de impostos, controle de retenções e recolhimentos de contribuições e tributos.